Odată ce îți pui ceva în minte, simți că motivația ta se ascunde sau nu mai există. Poate îți spui, “mâine o să încep să scriu la articol”, apoi îți găsești scuze să mai adaugi o zi și într-un ritm sigur suntem cu câteva luni după punctul 0. 

Poate pentru a te apuca de activitatea propusă și a intra în flow nu durează mult. Activitatea per total, în cazul articolului propus ar putea fi de câteva ore, plus ce mai apare. Dar, ajung mereu să fac curat pe birou, să organizez biblioteca, să gătesc și, am descoperit în carantina asta, că tapițatul scaunelor poate fi o activitate cool. 

Activitate de carantină

Sunt momente în care mă uit la planner, analizez ziua, mă uit la ce am de făcut și îmi dau seama că aș putea migra sarcina cu o zi, că ar fi o zi mai potrivită mâine. Sau încep și îmi dau seama că ar mai trebui să citesc despre acel topic, mă pierd pe diverse portaluri cu articole, găsesc câteva, le descarc și aici se oprește. Deja avansasem prea mult, nu?

Relația mea cu procrastinarea

Totul a apărut în … școală

Totul cred că a început în sistemul de învățământ. Și conștientizarea că se întâmplă în universitate. Sunt absolventă a Universității Politehnica București, mai precis a Facultății de Automatică și Calculatoare. Pe timpul studenției aveam teme, examene, teste și astfel de activități. Le făceam, ba pe ultima sută de metri, ba cu jumătățile și mereu când se apropia timpul de predare, fie examenul per se se instala o neliniște, unii o numesc anxietate. Aveai o voce interioară: “Tu trebuie să faci asta. O să stai în seara asta și o să completezi / înveți”. Și ziua era următoarea și tot așa. Asta uneori se întâmpla fix până la o distanță de 3 zile. Mai pe atunci puneam “burta pe carte”. Au fost o serie de examene cu acest flow. Mi-a ieșit de fiecare dată, dar știu că nu a fost cea mai fericită situație, plus, nu am dat ce era mai bun din mine. 

Ziua are de fapt … 3 zile

Unde mai pui că aveam această vorbă, mai ales dacă aveam examen a doua zi: O zi are de fapt 3 zile: dimineața, la prânz și seara. Am întâlnit-o curând într-o prezentare a lui Ed Mylett care și-a segmentat ziua în 3 calupuri de câte 6 ore și în acest fel spune că este mai productiv. Scenariul propus de el arată așa: 6AM-Prânz, prima parte sau prima “zi”, Prânz – 6 PM, a doua parte a zilei sau a doua zi și ultima parte 6PM – Miezul nopții. Primele două sunt concentrate pe activitatea sa de antreprenor, iar ultimul interval este dedicat familiei. 

Eu nu foloseam tehnica asta în scop de mărire productivitate, ci drept un alt timp pe care să îl atribui procrastinatului. 

Abordarea asta este super întâlnită. Avem destul de multe variante de a fi distrași. Poate iei o pauză să dai un scroll pe Instagram și știi că nu este ok și te simți și prost după. Cum poți să îți schimbi abordarea și să treci peste această procrastinare?

Procrastinarea în timp de pandemie 

Munca de acasă are beneficiile ei. Scutești timpul de deplasare, poți să faci hop-țop din pat la PC și să-ți începi lucrul. Mai tai din niște timp petrecut pe drum în drum spre masă. Acestea până la urmă sunt lucruri care aduc plusuri majore lucrului de acasă. Poate unii și uită când anume să se oprească, dar nu înseamnă că productivitatea merge mai sus. 

Eu nu fac parte din acea categorie. E adevărat că pentru perioada asta mi-am luat pe lista de priorități să-mi dezvolt o rutină sănătoasă de dimineața (până acum merge destul de bine). Așa că, ziua de muncă o încep mai târziu cu obiectivul ‘work less to do more’, dar până intru în flow de muncă se întâmplă să procrastinez. De exemplu, căutând în Google Keep o notiță mi-am dat seama că sistemul de etichetare nu este suficient de vast, așa că, am pus la punct un nou sistem, plus am arhivat ce nu este de uz în acest moment. Pe același sistem, acum am o căsuță de mail tare bine organizată. Și în casă pot crede că am făcut niște îmbunătățiri: am reorganizat rafturi de încălțăminte, am compactat lucruri în zona de depozitare, am descoperit ce poți face cu un capsator: să prinzi tablouri, să retapițezi scaune și mai vedem ce facem cu el. Partea bună este că mi-am amintit că îmi place să meșteșugesc și să construiesc lucruri, mai ales dacă sunt lucruri ce mă ajută în viața de zi cu zi, dar ghici ce… asta m-a dus mai departe de ce mi-am propus să fac. Și da, am pălăria de procrastinator organizat. 

Ce este de fapt procrastinarea

Dan Ariely menționează procrastinarea ca fiind un moment de timp actual față de unul viitor: ‘Now vs later’. Este de fapt amânarea unei sarcini cu un cost. Știi că este un cost la mijloc, și ești pregătit să îl plătești. De cele mai multe ori, acest atribut, care este de altfel uman, apare la marea majoritate a persoanelor în perioada de școlarizare. Adam Grant menționează un procent de 15-20% din aceștia, îl păstrează în viața de adult. 

Nu înseamnă că ești leneș. Mulți chiar au pălăria de procrastinator cronic care este structurat în activitatea sa. Procrastinarea la aceste persoane ajunge într-o zonă de organizare demnă de invidiat: de la mailuri, la obiecte din casă și lista poate continua. Toate aceste activități sunt consumatoare de energie, poate uneori de mai multă energie față de activitatea pe care o aveai în plan. Și cu toate astea… De ce nu direcționează acea energie către “ce trebuie”?

De ce apare procrastinarea?

În modul acesta eviți munca, eviți acele sarcini sau activități pe care le ai de făcut. Blocajul vine mai ales pentru că suntem obișnuiți să analizăm și să privim partea negativă a lucrurilor. În modul acesta eviți emoții, mai ales cele negative. Procrastinarea este privită ca o regularizare a stării de spirit, a încrederii în capabilitățile tale, ale competenței, insecurității, a fricii de eșec, sentimentului de impostor, inclusiv al anxietății. Astfel, pui sarcina la o parte, și ai scăpat de toate emoțiile negative ce sunt la mijloc. 

Eu am obiceiul ăsta, să iau o anumită activitate și să o creez în minte ca o sarcină epică ce durează și consumă energie. Și ajung să am percepția asta că nu este o zi potrivită astăzi și începe ciclul de amânări. Apoi apare sentimentul de vină… Sunt vinovată că se întâmplă asta. Ei bine, aceasta poate fi un motivator. Pentru mine, în unele circumstanțe a funcționat, dar în altele… s-a transformat într-un alt șir de activități care o amânau pe cea principală. 

De multe ori, considerăm că procrastinarea vine de la activitate. Și da, se întâmplă uneori asta, mai ales când nu avem autonomie pe sarcină, este ambiguu formulată, nu are structură. În mediul creativ se întâmplă destul de des, mai ales la partea de structură. Ei bine, mă regăsesc puțin aici, am momente în care stau și mă gândesc despre ce subiecte aș putea scrie și pierd momentul să pun asta la bătaie.

Cum poți îmbunătății?

Primul pas este să îți permiți ție să ai compasiune și grijă pentru tine. Cum menționam anterior, este o condiție umană, mai devreme sau mai târziu toți avem anumite impulsuri în direcția asta. 

Analizează-ți modul de lucru, poate ești mai dispus să execuți sarcinile dimineața sau după-amiaza în anumite cazuri. Găsește-ți mici indicii pe parcursul zilei de care să te legi. Un exemplu: ți-ai făcut o cafea și simți mirosul de cafea. Acel miros să îl identifici cu mersul la birou și începutul activității. Te motivează să ai o listă? Eu am descoperit că mă ancorează în realitate faptul că am și pe hârtie câteva puncte pe ziua aceea ce trebuie să fie marcate – un ‘to do list’. Și da, dacă nu este pe listă (Asana sau hârtie), nu se întâmplă. 

Pe lângă acest ‘to do list’, se recomandă și un ‘to don’t list’. Ce poate fi pe o listă de genul acesta? Să nu deschizi tabul de Youtube când lucrezi, să dai scroll pe social media după ce postezi. Eu prefer să limitez alertele, fără notificări pe telefon, fără notificări pe laptop. Am câteva alerte pornite când e vorba de întâlniri. Pentru mine asta a funcționat destul de bine pentru distragerea atenției, mai ales că avem 10 variante de aplicații pentru chat, unde mai pui mai multe căsuțe de mail și lista continuă. 

De multe ori, procrastinarea apare și pentru că nu vedem o finalitate. Hai să luăm un proiect mai mare. Recompensa noastră ar fi undeva la final. (Orice obicei are un ciclu firesc ce pleacă din identificarea unui indiciu ce strârnește o rutină, care se finalizează cu recompensa.) Caută să spargi în sarcini mai mici și spune cu voce tare care este recompensa pentru fiecare pas pe care îl finalizezi. Poate fi din sfera activităților de tip hobby. Eu mi-am propus la un moment dat, dacă finalizez o sarcină, să ies 30 de minute cu bicicleta în cartier. A funcționat. 

La început de carantină, mi-am propus să fac puțină mișcare. Au fost dimineți mai fericite și unele mai nefericite. În principiu, toata rutina de dimineața a căpătat un focus pe mine. Mi-am pus în minte să fie mai consecventă și am început să îmi las salteua în drum, să îmi las hainele la îndemână, astfel încât să nu am cum să spun … nu s-a putut astăzi. A-ți face ‘setup’-ul în avans te forțează să rămâi aproape de ce îți dorești și să nu procrastinezi. De asemenea, l-am pus în rutină – scris și verbalizat, plus în calendar. Aici a mai intervenit ceva. Partea de responsabilitate pentru mine. Am pus pe hârtie un tracker pentru ce îmi propusesem pentru această rutină pentru citit, mișcare și ce a mai venit pe lângă. M-am simțit responsabilă să pun fiecare bulină, pe fiecare zi și să mă țin să fie cât mai multe. 

Citind despre procrastinare am dat de o strategie ce poate ajuta în efortul acesta de a gestiona relația dintre ce faci tu în timpul liber, activitățile recreative și zona de muncă. Diferențierea poate fi făcută diferit dacă este cazul. Să folosești un alter ego care să fie responsabil de tot ce înseamnă creativ. Ai două nume? Folosește-le. Dacă ar fi pentru mine, cred că gege este cea care bagă capul înainte și vrea să știe de toate, să se gândească la viitor, iar Giorgiana este cea care este sensibilă și plină de emoții. 

Dacă aveam mai mult timp, făceam mai mult …

Ce se întâmplă de fapt este diferit. Avem tendința de a ne lungi și de a ocupa acel spațiu. Această idee apare și în discuția despre work-life balance de aici. Sunt multe inițiative de a scurta ziua de muncă și de a deveni de 4 zile din cele 5 lucrătoare.  E important să tragem o linie între productivitate și muncă. A munci 8 ore nu înseamnă că ești productiv 8 ore. Poate de aceea avem și porniri de a verifica toate canalele de social media în acel timp, să comentăm și să lucrăm poate în paralel și la un proiect personal. 

Procrastinarea nu este opusul productivității. Și productivitatea nu trebuie pusă pe aceeași treaptă cu eficiența. Avem tendința de a zice să suntem productivi când dăm ‘check’ la tot todo-ul pe care l-am avut în ziua ceea. Cât timp ne-a luat? Câte alte lucruri am făcut în acel timp? De câte ori ne-am pierdut focusul? 

Pentru mine a fi productiv este și să aduc ceva cu valoare în față. Desigur, când văd căsuțe bifate, mă entuziasmez. Și mă entuziasmez dacă acel lucru este de folos unei persoane, din cercul apropriat sau mai departe. 

De curând am început să îmi planific ziua în zone mai mari, desemnate și pentru sarcini mai mari, câte una pe rând, tocmai pentru a avea focus o perioadă mai mare pe o singură categorie. Dimineața proiectul planificat sunt eu, după amiaza alternez proiectele pe zile, iar seara ajunge să fie un buffer folosit pentru câte o activitate sau relaxare. Încep să cred cu tărie în ‘work less to do more’.

Dacă ai de făcut ceva dă-i unei persoane ocupate …

O să ți-l facă. Pentru că are această grabă de a termina lucruri. Unele nu se termină pe grabă, poate este nevoie să faci mai multe teste, să abordezi diverse strategii. De cele mai multe ori, aceste persoane sunt temătoare că nu sunt destul de eficiente și această vină le face să fie persoane care sunt potrivite să termine tot ce au pe listă. Conceptul care se aplică aici este – ‘Parkinson’s law’ – „Lucrările se extind astfel încât să poată fi disponibil timp pentru finalizarea sa”. 

Sarcina este rezolvată în timpul pe care îl are. Calitatea sa poate fi diferită față de un alt rezultat al altei persoane. Modul acesta de abordare se regăsește în multe lucruri birocratice ce se întâmplă în jurul nostru. 

Nu mă consider o persoană productivă. Sunt un ‘doer’. Fac lucrurile să se întâmple și da, am și momente de procrastinare, dar când știu că un deadline este important, nu îl ratez. Este despre mine, responsabilitatea față de munca mea și despre cum construiesc cea mai bună versiune a mea. Prefer să nu mă compar cu o versiune care eșuează sau ajunge într-un moment penibil. Până la urmă suntem aici să învățăm. Și dacă se întâmplă asta… ce se întâmplă de fapt? Ei bine, eu aud numai că avem ceva de învățat din situația aceea. 

Idei de împărtășit? Ping me.